Preskočiť na obsah
SROSAM

Škola eID · Lekcia 5 z 8

Elektronický podpis (KEP) krok po kroku

Ako podpísať dokument, ako vyzerá podpísaný súbor a ako ho podpíše viac ľudí.
  • 9 min čítania

Toto je srdce celej Školy eID. Keď zvládneš podpisovanie, zvládneš aj podanie na súd – zvyšok je vypĺňanie formulára.

Čo je KEP a čo dokáže

nie je „naskenovaný podpis" ani obrázok. Je to matematická pečať, ktorá k dokumentu prilepí dve informácie: kto ho podpísal a že sa od podpisu ani o bajt nezmenil.

Zákon mu dáva rovnakú silu ako podpisu perom. A to je pri zakladaní firmy zásadné:

KEP ti ušetrí cestu k notárovi

Časť dokumentov k s.r.o. potrebuje úradne osvedčený podpis – teda ten, ktorý ti overí matrika alebo notár. V elektronickom svete to zvládne KEP, ak k podpisu pripojíš aj kvalifikovanú časovú pečiatku. Namiesto obiehania úradov teda podpíšeš doma za dve minúty. V našich dokumentoch vždy uvedieme, ktorý podpis potrebuje osvedčenie – a vtedy nezabudni na časovú pečiatku.

Ako to prakticky prebehne

  1. 1

    Priprav dokument v PDF

    Podpisuje sa hotový, finálny dokument. Ak z nás dostaneš DOCX a niečo si v ňom upravíš, ulož si ho ako PDF a podpisuj až PDF. Po podpise sa v ňom už nedá nič zmeniť – akákoľvek úprava podpis zneplatní.

  2. 2

    Zapoj čítačku a vlož občiansky

    eID klient musí byť spustený.

  3. 3

    Otvor dokument v podpisovej aplikácii

    V Autograme dokument pretiahneš do okna. V štátnom podpisovači sa aplikácia otvorí sama z formulára na slovensko.sk.

  4. 4

    Skontroluj, ČO podpisuješ

    Aplikácia ti dokument zobrazí. Prečítaj si ho. Podpisuješ presne to, čo vidíš – nie to, čo si myslíš, že tam je.

    Dátum podpisu

    V dokumente je predvyplnený dátum, kedy sme ho vygenerovali. Pri elektronickom podpise to nevadí – rozhodujúci je čas samotného podpisu a časová pečiatka, nie text v dokumente. Ak dokument podpisuješ na papieri neskôr než si ho vygeneroval, dátum v texte si rukou oprav, nech sedí so dňom podpisu.

  5. 5

    Zadaj KEP PIN

    Teraz ide KEP PIN, nie BOK. Ak ti aplikácia hlási, že certifikát nenašla, nemáš vydané certifikáty – vráť sa na lekciu 2.

  6. 6

    Pridaj časovú pečiatku

    Ak dokument potrebuje osvedčený podpis, zapni v aplikácii pripojenie kvalifikovanej časovej pečiatky. Je to jedno zaškrtnutie.

  7. 7

    Ulož podpísaný súbor

    Dostaneš nový súbor – buď podpísané PDF, alebo kontejner s koncovkou .asice. To je ten, ktorý sa prikladá k podaniu. Pôvodné nepodpísané PDF si nechaj, ale k súdu ide podpísaná verzia.

Sem príde screenshot

Podpisová aplikácia so zobrazeným dokumentom, výzvou na zadanie KEP PIN-u a možnosťou pridať časovú pečiatku.

Sem doplníme screenshoty z podpisovej aplikácie – zobrazenie dokumentu, zadanie PIN-u a uloženie podpísaného súboru.

Čo je súbor .asice a prečo ho neotváraš dvojklikom

je štandardný formát, ktorý úrady akceptujú. Neprepisuj mu koncovku a nerozbaľuj ho – prišiel by si o podpisy.

Chceš si overiť, že podpis platí? Nahraj súbor do overovača podpisov na slovensko.sk (Overenie elektronického podpisu) alebo do Autogramu. Uvidíš, kto podpísal, kedy a či je podpis platný.

Keď má dokument podpísať viac ľudí

Toto je pri viacosobovej s.r.o. bežná situácia – spoločenskú zmluvu podpisujú všetci spoločníci.

  1. 1

    Prvý podpisujúci podpíše dokument

    Vznikne súbor .asice s jedným podpisom.

  2. 2

    Pošle .asice ďalšiemu

    E-mailom, na USB, cez cloud – je to bežný súbor.

  3. 3

    Druhý otvorí ten istý .asice a pridá svoj podpis

    V podpisovej aplikácii otvorí prijatý kontejner a podpíše ho tiež. Podpisy sa pridávajú, nie prepisujú.

  4. 4

    Posledný uloží finálny súbor

    Ten sa priloží k podaniu. Na konci má obsahovať podpisy všetkých, ktorí podpísať mali.

Najčastejšia chyba pri viacerých podpisujúcich

Každý si podpíše vlastnú kópiu dokumentu a na súd ide päť súborov s jedným podpisom. To je päť rôznych dokumentov, nie jeden podpísaný piatimi ľuďmi. Súd to vráti. Podpisujte postupne ten istý kontejner.

Miešanie papierových a elektronických podpisov

Občas jeden zo spoločníkov eID nemá. Vtedy sú dve čisté cesty:

  • Všetci na papieri – podpisy si dajú osvedčiť na matrike/u notára a dokument sa zaručene skonvertuje do elektronickej podoby (túto konverziu robí notár alebo pošta). To je platený úkon.
  • Všetci elektronicky – najjednoduchšie a najlacnejšie, ak eID majú všetci.

Kombinácia „dvaja elektronicky, jeden na papieri" končí zmätkom a zvyčajne aj výzvou zo súdu. Rozhodnite sa pre jednu cestu.

Kontrolný zoznam pred podaním

  • podpisuje sa finálna verzia dokumentu (žiadne dodatočné úpravy),
  • podpísali všetci, ktorí podpísať mali,
  • pri dokumentoch s osvedčeným podpisom je pripojená časová pečiatka,
  • podpis si necháš overiť v overovači, kým je čas to opraviť,
  • certifikát je platný aj v deň podania.

Ďalší krok

Podpisovať vieš. Teraz sa pozrieme na e-schránku – tam ti príde výzva na poplatok a potvrdenie, že firma vznikla.